সাবসটেনটিভ গ্রেড ভুল হলে কী করবেন ? — iBAS++ এ Substantive Grade সংশোধনের সম্পূর্ণ গাইড (স্টেপ-বাই-স্টেপ, ডকুমেন্ট টেমপ্লেটসহ)
পরিচিতি — কেন এই পোস্টটি প্রয়োজন (Intro)
(প্রায় ১০০-১৫০ শব্দ)
সাবসটেনটিভ গ্রেড হচ্ছে সরকারি কর্মচারীর স্থায়ী গ্রেড — এটি পে-স্কেল, বাড়িভাড়া ভাতা, বাসা বরাদ্দ, টিএ/ডিএসহ বহু সুবিধার ভিত্তি। iBAS++-এ যদি সাবসটেনটিভ গ্রেড ভুল থাকে, তা ভবিষ্যতে পে-ফিক্সেশন, প্রমোশন ও বেনিফিট-হারাতে পারে। এই আর্টিকেলে আমরা দেখাবো কিভাবে সরকারি নিয়ম মেনে ভুল শনাক্ত, আবেদন, প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট এবং ফলো-আপ করবেন — ধাপে ধাপে, নমুনা আবেদনপত্র সহ।
১) Substantive Grade: সংজ্ঞা ও গুরুত্ব
সাবসটেনটিভ গ্রেড কী ?
- সাবসটেনটিভ গ্রেড বলতে একজন সরকারি কর্মকর্তা বা কর্মচারীর সেই স্থায়ী বা মূল গ্রেডকে বোঝানো হয়, যা তার নিয়োগপত্রে উল্লেখ থাকে এবং যার ভিত্তিতে তিনি তার মূল বেতন, পদোন্নতি ও অন্যান্য সুবিধাসমূহ পান। সহজ কথায়, এটি সেই গ্রেড যেখানে তিনি সর্বশেষ স্থায়ীভাবে নিয়োগ বা পদোন্নতি পেয়েছেন। এটি টাইমস্কেল বা সিলেকশন গ্রেড নয়, বরং মূল পদবির গ্রেড যা তার চাকরির প্রকৃত মর্যাদা নির্দেশ করে। ২০২৫ সালের নতুন সরকারি প্রজ্ঞাপনে সাবসটেনটিভ গ্রেড অনুযায়ী সরকারি কর্মচারীরা ১ থেকে ৯ গ্রেড পর্যন্ত ১০% এবং ১০ থেকে ২০ গ্রেড পর্যন্ত ১৫% বিশেষ সুবিধা পাবেন, যা বেতনের সাথে যুক্ত হয়। এই বিশেষ সুবিধার হিসাব সাবসটেনটিভ গ্রেডের ওপর নির্ভরশীল এবং এটি কর্মচারীর প্রাপ্ত প্রকৃত গ্রেডের ভিত্তিতে নির্ধারিত হয়।
টাইমস্কেল/সিলেকশন-গ্রেড ও সাবসটেনটিভ গ্রেডের মধ্যে পার্থক্য ?
- টাইমস্কেল গ্রেড বা সিলেকশন গ্রেড হলো সেই গ্রেড যা কর্মচারী বা অফিসার সময়ের সাথে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পদোন্নতির মাধ্যমে অর্জন করেন বা নির্বাচিত হয়ে পান। এটি মূলত কর্মচারীর অভিজ্ঞতা, যোগ্যতা, এবং সময়কাল নির্ভর প্রকৃয়া দ্বারা বৃদ্ধি পায়, যেমন নির্দিষ্ট বছর পর পর গ্রেড উন্নীত হওয়া। আরেকদিকে, সাবসটেনটিভ গ্রেড হলো অফিসারের বা কর্মচারীর সেটি স্থায়ী মূল গ্রেড যা তার নিয়োগপত্রে বা অফিসিয়াল রেকর্ডে উল্লেখ থাকে এবং যার ভিত্তিতে মূল বেতন, পেনশন ও অন্যান্য সুবিধা নির্ধারিত হয়।
সুতরাং মূল পার্থক্য হলো:
| বৈশিষ্ট্য | টাইমস্কেল/সিলেকশন গ্রেড | সাবসটেনটিভ গ্রেড |
|---|---|---|
| অর্থ | সময়কাল ভিত্তিক স্বয়ংক্রিয় বা নির্বাচিত গ্রেড | স্থায়ী মূল গ্রেড যা নিয়োগ বা পদোন্নতির পর পায় |
| গ্রেড পরিবর্তন | অভিজ্ঞতা ও সময়ের সাথে বাড়তে থাকে | স্থায়ী ও মূল গ্রেড; পরিবর্তন স্বল্প |
| প্রভাব | বেতন গ্রেড সাময়িক উন্নতি বা পদোন্নতি | মূল বেতন, পেনশন ও সরকারি বিশেষ সুবিধার ভিত্তি |
| নিয়মাবলী | নির্দিষ্ট সময় বা সিলেকশন প্রক্রিয়ার মাধ্যমে অর্জিত | নিয়োগপত্র বা বাস্তব পদবির প্রতিবিম্ব |
উদাহরণস্বরূপ, কেউ টাইমস্কেল গ্রেড অনুসারে গ্রেড ৮ হতে ৯-এ উন্নীত হতে পারে অভিজ্ঞতার ভিত্তিতে, কিন্তু তার সাবসটেনটিভ গ্রেড বা মূল গ্রেড হতে পারে ৮ যা স্থায়ীভাবে বেতনের জন্য গণ্য হয়। সাবসটেনটিভ গ্রেড সাধারণত সরকারি কর্মচারীদের বেতন ও অন্যান্য অধিকার নির্ধারণে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে।
কোন কোন সরকারি সুবিধায় সাবসটেনটিভ গ্রেড প্রভাবিত করে ?
- সাবসটেনটিভ গ্রেড সরকারি কর্মচারীদের নিম্নলিখিত সুবিধাগুলিতে প্রভাব ফেলে:
- বেতন শ্রেণী ও মূল বেতন নির্ধারণে
- বিশেষ সুবিধা প্রাপ্তিতে (যেমন ১০% বা ১৫% বেতনভিত্তিক ভাতা)
- পেনশন ও অবসরভাতা হিসাবের ক্ষেত্রে
- পদোন্নতি ও গ্রেড উন্নয়নে প্রভাব ফেলতে পারে
- সরকারি বাসভাড়া, যাতায়াত ভাতা ইত্যাদির হিসাব-নিকাশে
- সরকারি চাকরির ক্ষেত্রে নিয়োগ ও স্থানান্তর প্রভাবিত করতে পারে
- সুযোগ-সুবিধার আওতায় ব্যক্তিগত ঋণ, শিক্ষা ছুটি ইত্যাদির অনুমোদনে
- এই সুবিধাগুলোর অনেকটাই সাবসটেনটিভ গ্রেডের উপর নির্ভরশীল এবং সরকারি নিয়ম অনুযায়ী প্রযোজ্য হয়.
২) সাধারণ কারণে যে কারণে ভুল হয়
- হিসাবরক্ষণ/ডাটা এন্ট্রি ভুল
- টিএ/ভ্রমণ বিল প্রস্তুতির সময়ে ভুল এন্ট্রি
- নতুন নিয়োগ বা পদোন্নতির সময় ডকুমেন্ট মিসম্যাচ
- iBAS++-এ অব্যবস্থিত ম্যানুয়াল এন্ট্রি ইত্যাদি
৩) iBAS++-এ গ্রেড ভুল শনাক্ত করার চেকলিস্ট
(নির্দিষ্ট পদক্ষেপ, ১০-স্টেপ)
- Payslip পরীক্ষা করুন — সাবসটেনটিভ গ্রেড কী দেখাচ্ছে।
- iBAS++-এর Employee Master বা Grade Entry সেকশন ভেরিফাই করুন।
- নিয়োগপত্র/পদোন্নতি আদেশ সঙ্গে মিল করুন।
- প্রশাসনিক ক্যাশ/হিসাব অফিসে যোগাযোগ করে Unapproved ভিউ চেক করুন।
৪) অফিসিয়াল সংশোধন প্রক্রিয়া (স্টেপ-বাই-স্টেপ)
(এখানে প্রত্যেক ধাপ টেমপ্লেট থাকবে)
Step 0 — প্রস্তুতকরণ: প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট তালিকা
- NID কপি (সেলফেটেড)
- বর্তমান ও পূর্বের Payslip (যেখানে ভুল দেখা যাচ্ছে)
- নিয়োগ/পদোন্নতি আদেশ (Appointment/Promotion order)
- পে-ফিক্সেশন কপি (যদি আগে হয়ে থাকে)
- আবেদনপত্র (নিচে নমুনা দিচ্ছি)
Step 2 — হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তা আবেদন ফরওয়ার্ড করেন (হিসাব-১)
- ফরওয়ার্ডিং মেমোতে উল্লেখ থাকুক Unapprove প্রয়োজন কিনা।
Step 3 — অ্যাপ্রুভ/আন-অ্যাপ্রুভ প্রক্রিয়া
- Unapprove হলে সংশোধন সম্ভব; Re-entry করে সঠিক গ্রেড এন্ট্রি করতে হবে।
Step 4 — অফিস প্রধানের লিখিত অনুমোদন
- যদি অফিস প্রধান পূর্বে ভুল গ্রেড অনুমোদন করে থাকেন, তাঁদের লিখিত অনুমোদন (re-endorsement) লাগবে।
Step 5 — iBAS++ এ আপডেট ও ফলো-আপ
- সংশোধন হয়ে গেলে Payslip পুনরায় চেক করুন এবং Pay fixation খতিয়ে দেখুন।
৫) আবেদনপত্র (নমুনা) — Copy-Paste নমুনা (H2)
(সরল, অফিসিয়াল ফরম্যাট — ব্যবহারযোগ্য টেমপ্লেট)
বিষয়: iBAS++-এ Substantive Grade ভুল সংশোধনের অনুরোধ
বরাবর,
হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তা, [আপনার অফিসের নাম], [জেলা/বিভাগ]।মহাশয়/মহাশয়া,
আমি, [পূর্ণ নাম], পে-আইডি/আইডেন্টিফায়ার: [Employee ID], বর্তমানে [বর্তমান পদ] হিসেবে কর্মরত আছি। iBAS++-এ আমার Substantive Grade হিসেবে [ভুল গ্রেড] এন্ট্রি রয়েছে। বাস্তবে আমার Substantive Grade হতে হবে: [সঠিক গ্রেড] (নিয়োগপত্র/পদোন্নতি আদেশ নম্বর: [নম্বর], তারিখ: [তারিখ])।
অনুগ্রহ করে সংশ্লিষ্ট কাগজপত্র সংযুক্ত রূপে প্রদান করলাম:
- NID কপি
- বর্তমান Payslip
- নিয়োগ/পদোন্নতি আদেশ কপি
- পে-ফিক্সেশন কপি (যদি থাকে)
উপ-হিসাব মহানিয়ন্ত্রক (হিসাব-১) বরাবর আবেদন ফরোয়ার্ড করে iBAS++-এ অনুগ্রহ করে Unapprove করে সংশোধন করার ব্যবস্থা গ্রহণ করার জন্য অনুরোধ রইল।
ধন্যবাদান্তে,
[নাম]
[পদবী]
[যোগাযোগ নম্বর]
[তারিখ]
৬) ডকুমেন্ট/প্রমাণের ভাল প্র্যাকটিস (H2)
- সব অনুলিপি সেলফ-সার্টিফাইড করে জমা দিন।
- ইলেকট্রনিক (PDF) কপি দিলে ফাইল-নাম স্পষ্ট রাখুন (e.g., “NID_[name].pdf”)।
- যে কোনও সময়-স্ট্যাম্পেড ই-মেইল/নোট রাখুন (ফলো-আপের প্রমাণ)।
৭) ফলো-আপ টিপস এবং সময়সীমা
- সাধারণত সংশোধনে ৭–৩০ কার্যদিবস লাগতে পারে — অফিস অনুযায়ী পরিবর্তিত হবে।
- ফরওয়ার্ডিং না হলে অথবা অনির্দিষ্ট সময় হলে RTI/অনুরোধ বা ডিজিটাল ট্র্যাকিং করলে দ্রুত ফল পাওয়া যায়। (লিগ্যাল/অথরিটি বিষয়ক লিংক দিন)
৮) ১ জুলাই ২০২৫-এর বিশেষ সুবিধা
- সংক্ষিপ্ত ব্যাখ্যা: সরকার বলেছে বিশেষ সুবিধা সাবসটেনটিভ গ্রেড অনুযায়ী কার্যকর হবে। যার মানে, সঠিক গ্রেড না থাকলে সুবিধা মিস হতে পারে। তাই দ্রুত সংশোধন অত্যাবশ্যক।
৯) রিস্ক ও কী নোট করার আছে (H2)
- ভুল না মেলালে ভবিষ্যতে রেট্রোঅ্যাকটিভ দাবি জটিল হবে।
- কাগজপত্রে অসঙ্গতি থাকলে দায়িত্বশীল ব্যক্তি বা ডাটা-এন্ট্রি কর্মীর বিরুদ্ধে রেকর্ড করা যেতে পারে।
✅ FAQ Section
প্রশ্ন ১: Substantive Grade কী?
উত্তর: Substantive Grade হলো একজন সরকারি চাকরিজীবীর স্থায়ী পদমর্যাদা, যা তার বেতন-ভাতা, পদোন্নতি ও সুযোগ-সুবিধা নির্ধারণে ব্যবহৃত হয়।
প্রশ্ন ২: iBAS++ এ ভুল Substantive Grade অনুমোদিত হলে কী করতে হবে?
উত্তর: প্রথমে হিসাবরক্ষণ অফিসারে আবেদন করতে হবে। পরে ফরওয়ার্ডিং লেটারসহ উপ-হিসাব মহানিয়ন্ত্রক (হিসাব-১) বরাবর পাঠাতে হবে। সঠিক মনে হলে তিনি গ্রেডটি আন-এপ্রুভ করবেন।
প্রশ্ন ৩: বিল সাবমিট করার আগে Substantive Grade সংশোধন কীভাবে করবেন?
উত্তর: অফিসারগণ (SDO/DDO) নিজে পরিবর্তন করে অনুমোদন করাবেন। কর্মচারীদের ক্ষেত্রে DDO পরিবর্তন করে Save করে হিসাবরক্ষণ অফিস থেকে Approve করাতে হবে।
প্রশ্ন ৪: ভুল Substantive Grade এন্ট্রি করে অতিরিক্ত অর্থ নিলে দায়ভার কার?
উত্তর: ভুল তথ্য প্রদানের দায়ভার সংশ্লিষ্ট SDO/DDO-এর উপর বর্তাবে।
প্রশ্ন ৫: Substantive Grade সংশোধনে কেন ভোগান্তি হচ্ছে?
উত্তর: স্থানীয় পর্যায়ে ডিডিও বা হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তার কাছে সংশোধনের ক্ষমতা নেই, এজন্য অনেককেই ঢাকার iBAS++ হেড অফিসে যেতে হচ্ছে।
Q1: যদি আমার অফিস প্রধান গ্রেড ভুল স্বীকার না করেন তাহলে কী করবো?
A: আলাপচারিতায় প্রমাণ উপস্থাপন; না হলে হিসাব-১ এ সরাসরি আবেদন বা লিখিত অনুরোধ করুন; প্রয়োজন হলে উচ্চতর প্রশাসনিক চ্যানেলে ওঠানামা করুন।
আমি বাংলাদেশ সরকারের অডিট এন্ড একাউন্টস বিভাগের একজন কর্মচারি। প্রায় এক যুগের বেশি সময় ধরে কর্মরত থাকায় বিভিন্ন অভিজ্ঞতা শেয়ার করে থাকি। তারপরও যে কোন ভুল ত্রুটি হলে তা ক্ষমাসুন্দর দৃষ্টিতে দেখবেন। কোন পরামর্শ থাকলে অবশ্যই কমেন্ট করে জানাবেন। ধন্যবাদ।
